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Come realizzare una presentazione di successo
Luca

Come realizzare una presentazione di successo

(Si ringrazia Luciano Alibrandi per gli ottimi spunti e suggerimenti)

In molti Comuni è iniziata la Campagna Elettorale, e molti candidati si stanno preparando a illustrare i propri programmi alla cittadinanza. Quello che segue è un suggerimento di come si dovrebbe realizzare una presentazione di successo. Questo scritto vale per qualsiasi campo o settore, dall’ambiente scolastico a quello professionale. Consideratelo un “Bignami” delle presentazioni, un aiuto per non dover stare davanti alla pagina vuota di Power Point e non sapere come riempirla. Poi, ovviamente, ciascuno ci metterà del proprio.

È arrivato il momento

È il momento di mostrare il tuo talento come presentatore. Hai passato tutta la scorsa settimana nel realizzare le slide (o pagine della presentazione) per la riunione di oggi. Stai ripassando mentalmente tutte le slide, prima del tuo turno. Ora la vostra prima diapositiva è proiettata sullo schermo, e il pubblico è in silenzio e attento. Si è sicuri, l’adrenalina circola copiosa nel sangue e ti senti potente. Ciascuno dei presenti dovrebbe essere in ascolto del vostro discorso.

Improvvisamente, alla sesta diapositiva ci si rende conto che qualcosa non sta andando come previsto. Il pubblico non è attento come dovrebbe, e inizia a borbottare in sala, il respiro accelera e il tuo cervello sta dicendo: “Che diavolo è sbagliato nella mia presentazione?”. Suona familiare? Ho assistito alcuni di questi momenti e mi sono sentito molto dispiaciuto per il presentatore. Quella tremenda sensazione di far perdere il tempo prezioso dei presenti ti coglie totalmente impreparato, e indifeso. Inizi a sudare e il panico prede il sopravvento…

Mancanza di preparazione

Il tutto si riduce alla preparazione, o meglio… alla mancanza di preparazione. Non intendo solo le prove, che sono fondamentali per un’ottima prestazione, ma devi tenere in mente anche tutti i punti critici prima di mettere in lavorazione una storia.

Chiediti sempre:
1. Chi è il pubblico? (Devi sapere quello che si aspettano)
2. Perché dovrebbero preoccuparsi? (La grande idea)
3. Cosa vuoi che facciano? (chiamare all'azione)
4. Conoscere il proprio pubblico - la parte più critica. Loro sono i destinatari di ciò che stai condividendo ed è meglio dare loro quello che si aspettano. Si chiama VALORE. È necessario essere “intonati” con loro, capire quali sono quelle parole magiche che cattureranno la loro attenzione e coinvolgerli con quello che hai da dire. Tutto chiaro fin qui?

Perché dovrebbero preoccuparsi? Che benefici ricevono ascoltandoti? Dovresti dar loro preziosi suggerimenti su come impiegare il loro tempo, o come meglio posizionare il tuo prodotto, o semplicemente convincerli circa il tuo programma elettorale; tutto ciò che si sta cercando di dire deve avere un beneficio tangibile per il tuo ascoltatore.

Invito all'azione (CTA – Call To Action)

Il tuo contenuto non deve solo essere coinvolgente e fornire un valore, ma ha anche guidare a qualche tipo di azione. Il pubblico ha bisogno di lasciare la stanza con un senso di azione, con una chiara immagine di quello che dovrebbero fare con le informazioni che hai fornito. Il tuo CTA deve rimanere impresso, dev’essere semplice da leggere e da ricordare.

Un viaggio per il pubblico
Una presentazione coinvolgente ha una struttura. Il tuo ruolo è quello di guidare il pubblico attraverso un percorso. Ecco un ottimo modo per ottenere la giusta attenzione: 

1. Raccontare una storia
Invece di dire a tutti: "Oggi ho intenzione di parlare di X, Y, Z" prova a partire con qualcosa che cattura immediatamente l'immaginazione del tuo pubblico; una storia che può riguardare le persone sedute in sala, crea un legame emotivo con gli ascoltatori. È possibile utilizzare un momento storico, oppure un momento della tua vita. Utilizza un'immagine a piena pagina, proiettata sullo schermo, per raccontare la tua storia. La gente deve ascoltarti, e guardarti, non leggere e distrarsi.

2. Descrivere un problema

Una volta che il pubblico è 'collegato' con te attraverso la tua storia, è il momento di descrivere il 'male' o il 'problema'. Descrivendo in questa fase ciò che è 'sbagliato', prepara il pubblico e costruisci lo slancio per la rivelazione della 'soluzione' e dei suoi benefici.

3. Descrivere la soluzione al problema
Questo è il motivo per cui siete qui! Hai una soluzione che contribuirà a rendere migliore la loro vita. Tu sarai l'eroe nel fornire una risposta al problema. Sia chiaro, non utilizzare questo termine; vendilo come un'esperienza.

4. Evidenzia i vantaggi della soluzione

Descrivere in dettaglio come le tue raccomandazioni possono migliorare la vita. Fornire esempi concreti di come s’intende aiutarli, o attuare le soluzioni che hai presentato. L’importante è non promettere cose impossibili. Sii realista, concreto, e proponi azioni fattibili.

5. Descrivere l'invito all'azione

Elenca ciò che il pubblico dovrebbe fare con la soluzione una volta che lasceranno la stanza. Semplifica il messaggio con le parole chiave. Assicurati che queste parole suonino "actionable"!

Si tratta del tuo pubblico

Stai parlando a loro. Non cadere nella trappola dell’"IO", non si sta parlando di te. Il pubblico odia l'arroganza e si dovrebbe evitare di essere egocentrici. Parla di loro, ma tu devi rimanere rilevante. Dai loro ciò per cui sono venuti ad ascoltarti; dai loro il VALORE. Tu conosci il tuo pubblico, per questo ti dovrà essere chiaro quali sono le loro aspettative.

Focalizzati sulle cose da dire, non realizzare slide strapiene di testo, sii semplice, e taglia… taglia… taglia. Non fare una presentazione di 200 slide, perché non ha senso. Passa tra le varie diapositive trovando modi per essere più sintetico possibile. Io, per esempio, faccio slide con immagini e una frase che catturi l’attenzione su un argomento specifico, e poi parlo io, racconto cose, interagisco col mio pubblico, guardo e percepisco le sue reazioni (e all’occorrenza modifico il mio discorso rendendolo più accattivante). Solo al termine del discorso presento una slide scritta con in punti trattati.

Ti suggerisco di prepararti in anticipo, prima di mettere giù le diapositive in Power Point. Organizzati con dei fogli con gli argomenti che vuoi trattare, ordinali secondo un filo logico, oppure usa dei post-it finché non ti è chiara l’intera tua presentazione. Solo allora metterai le tue diapositive in formato grafico in Power Point.

Il tempo è denaro!

Tieni bene a mente che ti è stato assegnato un tempo per la tua presentazione. Per questo ti ho detto prima di non fare una presentazione di 200 slide se hai solo 30 minuti di tempo per esporla. La tua capacità di attenzione durante la presentazione è limitata, quindi è necessario condensare la quantità di informazioni sullo schermo e ricordare che una presentazione visuale è più accattivante e coinvolgente di una piena di testo.

Ecco alcuni suggerimenti per una presentazione coinvolgente:

1. Prova (Pratica per giorni. Fallo a voce alta a casa, saprai quando sarai pronto)
2. Conosci il locale (controlla i cavi, lo schermo, il proiettore, il microfono, il collegamento video, etc.)
3. Sii appassionato (devi essere divertente, il pubblico rimarrà incollato al suo discorso)
4. Interagisci con il pubblico (Fai domande e stabilisci una conversazione)
5. Crea una dinamica (pause lunghe, cambia il tono di voce ogni tanto, cambia la posizione sul palco, aiuta la tua storia)
6. Rimuovi il disordine (Meno diapositive, utilizza immagini, abbrevia il testo sullo schermo, evita transizioni grafiche)
 7. Riscalda la tua voce (Fai esercizi vocali, riduci lo stress e affina la tua voce)
8. Una diapositiva, una sola idea (rimuovi diapositive che non stanno aiutando il pubblico e il tuo discorso)
9. Stai nei tempi (Inizia in tempo e utilizza solo il tempo che ti è stato assegnato, mostra rispetto al pubblico e a chi viene dopo di te o agli organizzatori)
10. Divertiti (Devi sentirti bene, non devi mostrare lo stress, ti devi solo preparare!)

Il “Presenting” è un'arte e le presentazioni efficaci richiedono una struttura, una storia, grandi diapositive e una preparazione profonda. Grandi presentatori (come Steve Jobs) hanno trascorso settimane di preparazione e curando ogni singolo dettaglio della loro presentazione, dal tono della voce, agli ausili visivi, alla posizione sul palco e alla creazione di incredibili ritmi sonori. (‘A thousands songs in your pocket’).

Ci sono tantissimi grandi libri in commercio che possono insegnarti altro sulle presentazioni efficaci. Il mio articolo è solo un modo rapido per iniziare.

Sei pronto ora per la tua prossima presentazione?

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