Regole per spedire una email “Oh Luca, ma che ti metti a fare un post anche su come si spediscono le email?” Sì, finché vedo arrivare ancora da aziende email assurde, penso ce ne sia ancora bisogno di parlarne. L’email generica (e qui si esce un momento dal discorso puramente PR) è comunque un veicolo d’informazioni. State scrivendo a qualcuno per dire qualcosa. Quindi, per essere comprensibili, dovrete sottostare a determinati criteri di composizione. Mettete nel campo “A:” le persone a cui è indirizzata l’email direttamente. Cioè le persone cui vi state riferendo direttamente. Mettete nel campo “CC:” le persone che volete che siano a conoscenza dell’email, ma che non sono i destinatari principali. Per esempio, mandate l’email al Direttore Generale per chiedere un’informazione, in CC: mettete anche la segretaria direzionale, che in sua assenza può già cominciare a prendersi cura della vostra richiesta. Lo dico perché più volte capita che mi spediscano email direttamente quando il destinatario sarebbe la mia Account Director, e lei la mettono in CC:… Oppure mi mettono come destinatario principale, e non come colui che dovrebbe esserne solo informato. L’oggetto dell’email non va mai scritto tutto in maiuscolo. Acconsentita la scritta “URGENTE” o “ATTENZIONE” per attirare l’attenzione del destinatario, ma il famoso pulsante “Priorità Alta” che può essere premuto fa capire l’urgenza del messaggio. Per esempio: “URGENTE! Richiesto tuo intervento per risoluzione problema!”, oppure “ATTENZIONE! Gira un virus pericoloso!”. Scrivere la Divina Commedia nell’oggetto non ha senso. A parte che l’anteprima taglia l’oggetto dopo pochi caratteri. Se vogliamo essere incisivi ed efficaci, mettiamo il soggetto del nostro messaggio subito all’inizio dell’oggetto. Esempio: “Pratica XYZ, richiesto tuo intervento”. Il corpo dell’email lo potete riempire come preferite. Tanto quello sarà il messaggio che intenderete mandare… Parliamo della firma… Mettiamola completa, con tutti i vostri dettagli… Quante volte vi si è rotto il cellulare, o avete perso i contatti, e avete dovuto ricostruire la vostra agenda, e siete andati a vedere se il contatto che vi interessa recuperare vi aveva spedito i suoi contatti in qualche email... e invece lui ha come firma solo il suo nome e cognome… La firma la potete impostare in modo automatico, quindi non dovete scriverla ogni volta. Attenzione, la firma nei REPLY va omessa! Ricordatevi di cancellarla, a meno che non vi stiate inserendo in una email che vi è stata girata e in quel caso se l’interlocutore non sa chi siate, la potete lasciare per fornirgli i vostri contatti diretti. Se ovviamente non intendete darglieli, beh, omettetela… :-) Per quanto riguarda i campi CC: e CCN:, se state inviando una email al vostro staff, potete lasciarli visibili. Ma se state inviando una newsletter, o un messaggio a una mailing list, ricordatevi di metterli nel campo CCN:, per questioni di privacy. Articolo Precedente Decollo da Caiolo, Sondrio (LILO) Prossimo Articolo Regole per spedire un Comunicato Stampa via email Stampa 5855 Valuta questo articolo: 4.2 Tag: Luca Monticelli BlogStar2Comemailoggettotestoconoscenzaurgenteattenzionefirmareply 1 commenti articolo "Regole per spedire una email" Luca Aggiungo anche una postilla. Quando si manda un'email, che può essere anche un Comunicato Stampa, e non è un'email inoltrata ma nuova, si dovrebbe evitare di lasciare nell'oggetto la scritta "Fwd:", che significa "forward", ovvero inoltrata da una email precedente. Questo è un errore di comunicazione piuttosto grave. Infine, gli allegati che si intende far leggere, devono essere sempre in un formato comune. Per comune intendo: IMMAGINI .jpg .tif .png FILE ARCHIVIO .zip .rar FILE IN LETTURA .pdf (Adobe Acrobat, il più diffuso in assoluto) .doc (Word) .ppt (PowerPoint) .xls (Excel) Altri formati non dico che sono banditi, ma diventerebbero illeggibili per molti, soprattutto su piattaforme mobile. 02/03/2016 14:35 Si prega di eseguire illogin or register per inviare commenti.
Luca Aggiungo anche una postilla. Quando si manda un'email, che può essere anche un Comunicato Stampa, e non è un'email inoltrata ma nuova, si dovrebbe evitare di lasciare nell'oggetto la scritta "Fwd:", che significa "forward", ovvero inoltrata da una email precedente. Questo è un errore di comunicazione piuttosto grave. Infine, gli allegati che si intende far leggere, devono essere sempre in un formato comune. Per comune intendo: IMMAGINI .jpg .tif .png FILE ARCHIVIO .zip .rar FILE IN LETTURA .pdf (Adobe Acrobat, il più diffuso in assoluto) .doc (Word) .ppt (PowerPoint) .xls (Excel) Altri formati non dico che sono banditi, ma diventerebbero illeggibili per molti, soprattutto su piattaforme mobile. 02/03/2016 14:35