Luca / mercoledì 2 marzo 2016 / Categorie: Digital PR & Digital Marketing, Articoli Regole per spedire un Comunicato Stampa via email Dopo aver spiegato come spedire email, diamo qualche suggerimento ad Aziende e Professionisti (non delle PR) su come spedire un Comunicato Stampa. Da quando Internet è diventato uno strumento di divulgazione e di condivisione, si sono sviluppati strumenti sempre più raffinati per fare arrivare ai nostri interlocutori i nostri messaggi. Uno di questi strumenti è sicuramente l’email, che ha, di fatto, sostituito la posta cartacea, permettendo tra l’altro di salvaguardare l’ambiente. Eh sì, perché anche grazie alla PEC ora è possibile gestire email “cerfiticate”, inviando documenti che prima dovevano essere solo in forma cartacea. Ebbene, poiché Internet è diventato ormai un posto di dominio pubblico, è stato necessario creare delle regole per mantenere un codice di comportamento univoco: la netiquette. In pratica si tratta di un insieme di regole che disciplinano il comportamento di utente di Internet nel rapportarsi agli altri utenti attraverso risorse come newsgroup, mailing list, forum, blog, reti sociali o email in genere. Molti la ignorano (troppi), ed è per questo che si creano spesso scontri virtuali anche abbastanza violenti, soprattutto nei social, grazie all’incomprensione che si è venuta a creare. Le regole della netiquette le potete leggere qui: https://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette. Come potete vedere, ci sono regole anche per spedire le email. Vi consiglio di leggerle con attenzione (e non solo quelle relative all’email…). Ora vi racconto come spedisco io le email ai miei contatti giornalistici, visto che ne ho ricevuto uno poco fa che, guarda caso, non rispecchia minimamente gli standard minimi consentiti. Considerate che generalmente un giornalista riceve, in media, dalle 150 alle 300 email al giorno, e molte di queste sono comunicati stampa. Bisogna quindi fare in modo di catturare la sua attenzione, così che lui possa leggere la nostra email ed eventualmente passarla allo newser, o prenderla in carico per scriverne un pezzo. Attenzione! I miei sono solo suggerimenti dettati da anni di esperienza. Se volete continuare a spedire le email come avete sempre fatto, anche in modo diverso rispetto a quanto vi suggerisco, siete ovviamente liberissimi di farlo. :-) Partiamo dai campi A:, CC: e CCN:. Per motivi di spam del mio provider Aruba, ho realizzato le mailing list (liste di distribuzione) direttamente sui loro server di posta, dal pannello di controllo “postmaster” delle mie caselle email. Questo mi evita di essere considerato come uno “spammer” quando mando i comunicati stampa a mailing list che possiedono parecchi indirizzi. In questo caso ci pensa Aruba a bypassare il problema, perché è lei che spedisce le email a tutta la mia mailing list. In effetti, devo dire che il servizio è davvero molto comodo. Nel campo “Da:” del ricevente quindi apparirà l’indirizzo email che ho creato relativamente a quella specifica mailing list (per esempio: gaming@star2com.it). Ovviamente ho provveduto a fissare dei parametri di configurazione, in modo tale che se qualcuno cercasse di effettuare un reply non mandi la sua risposta a tutta la mailing, ma solo a me e ai miei dipendenti. Quindi, i destinatari non devono mai apparire a chi riceve le email. Piuttosto inseriteli nel campo CCN:, ma mai in chiaro. MAI. Come si scrive l’Oggetto dell’email. L’oggetto di un’email non dev’essere lungo, e deve attirare l’attenzione di chi riceve l’email. Condensate in poche parole il succo della vostra email. Oggetti troppo lunghi non hanno senso, perché nella preview di Outlook, gli oggetti hanno una dimensione limitata. Non vi serve scrivere l’Odissea direttamente nell’oggetto. Per esempio, se dovete annunciare una nuova funzione di un gioco, basta scrivere “Gioco XYZ: nuove mappe PvP e nuove caratteristiche in game”. Suggerisco di evitare titoli del tipo: “Nuove caratteristiche in game e nuove armi nel nuovo aggiornamento 1.21 disponibile oggi di XYZ, lo sparatutto in prima persona di AABBCC”. Eviterei pure oggetti impersonali come “Comunicato Stampa XYZ”, oppure oggetti vuoti, e soprattutto scritti tutti in maiuscolo! (Il maiuscolo nella netiquette significa gridare). Gravissimo errore lasciare la scritta “Fwd:”. Questo significherebbe che avete “inoltrato” una precedente email ad una nuova lista o contatto, che non si sentirebbe unico ricevente dello stesso. La scritta “Fwd:” va quindi cancellata ad ogni nuovo invio. Corpo dell’email. Generalmente si tende a scrivere comunicati stampa in modo corretto, in lingua Italiana, ed evito di scrivere prefazioni. Queste sono utili quando si emettono comunicati finanziari, che generalmente sono lunghi e pieni di dettagli tecnici e cifre. Si riassume velocemente il succo dell’andamento dell’Azienda e si lascia al giornalista la decisione se riportare l’intero comunicato o estrarne una parte, o solo la nostra prefazione. Il più delle volte emetto quindi comunicati stampa così come fossero scritti in una pagina di Word, ma copiati all’interno del corpo dell’email. Questo perché non mi piace allegare il comunicato stampa come .pdf (Adobe Acrobat), che sarebbe comunque inutile e scomodo al giornalista che lo riceve. Nel caso dovesse copiare e incollare gran parte del testo scritto, dal corpo dell’email gli risulta molto più facile e pratico. Inoltre nell’email si possono comunque allegare loghi e immagini, quindi di problemi non ce ne sono. Generalmente allego sempre degli assets (immagini, artworks), ma non tanti da appesantire troppo l’email stessa, evitando di mandarli con una seconda o terza email (che rompe sempre le scatole chi la riceve). Diciamo che fino a 10mb sono ancora accettate (ma è un caso limite, di solito si allegano immagini e documenti con meno peso). Oltre si cominciano a ricevere insulti da parte dei giornalisti che la ricevono, perché il download dell’email potrebbe intasare per qualche minuto lo scaricamento della loro posta elettronica. Concludete sempre ogni email con la vostra firma, completa di tutti i dettagli per potervi contattare. Indirizzo postale, telefono fisso, cellulare, fax, skype, twitter, facebook, ecc. Altra cosa importante, nella vostra firma inserite una frase del tipo: “-- This email and its attachments are confidential and for the recipient only. If you are not the intended recipient or have received this message in error please notify the sender immediately and delete this message.–“, così nel caso qualcuno volesse cancellarsi dalla vostra mailing list ve lo può comunicare senza insultarvi. :-) Allegati. Chiariamo bene cosa si può allegare a compendio del nostro Comunicato Stampa. Ricordiamoci che devono essere sempre in un formato comune. Per comune intendo: - IMMAGINI .jpg .tif .png - FILE ARCHIVIO .zip .rar - FILE IN LETTURA .pdf (Adobe Acrobat, il più diffuso in assoluto) .doc (Word) .ppt (PowerPoint) .xls (Excel) Altri formati non dico che sono banditi, ma diventerebbero illeggibili per molti, soprattutto su piattaforme mobile (tipo .odt, e via discorrendo). Stampa 25015 Valuta questo articolo: 3.6 Tag: Luca Monticelli BlogStar2Com. emailcomunicati stampanetiquetteregole Si prega di eseguire illogin or register per inviare commenti.